rahman's blog

mencari dan memberi yang terbaik

Pamit

Hari ini adalah sidang pleno terakhir tim penilai JFP tingkat pusat periode 2010-2013. Memang agak terlambat penggantian tim ini. Seharusnya tahun lalu tim ini sudah dibubarkan dan diganti dengan tim yang baru. Tentu saja anggotanya bisa terdiri dari anggota lama yang terpilih kembali dan anggota baru menggantikan anggota lama yang tidak terpilih lagi. Saya sendiri cukup lama menjadi anggota tim penilai JFP tingkat pusat. Tidak kurang dari 7 tahun saya berkutat dengan persoalan-persoalan DUPAK dari pustakawan yang akan naik pangkat dan jabatan. Dari pekerjaan ini saya banyak belajar karakter dan perilaku pustakawan dan bagaimana saya harus bersikap dan memutuskan. Tidak mudah memang untuk mengambil keputusan. Ada perang dalam hati sebelum akhirnya menjatuhkan keputusan. Mungkin itu juga yang dialami oleh para hakim ketika harus memutuskan perkara. Anda bisa bayangkan jika Anda mendapatkan bukti bahwa seorang pustakawan melakukan ketidak jujuran dalam mengajukan DUPAK dan Anda harus menjatuhkan keputusan harus menolak usulan pustakawan tersebut, sementara pustakawan tersebut sudah diambang batas waktu dimana pustakawan tersebut harus diberhentikan dari jabatan pustakawan jika usulannya ditolak. Ditolak, pustakawan tersebut diberhentikan dari jabatan pustakawan. Sedangkan jika diloloskan, Anda melanggar aturan yang telah ditetapkan. Posisi itulah yang sering saya hadapi. Saya sering harus (dan tentu saja dengan amat sangat terpaksa) mengambil keputusan yang menyakitkan bagi pustakawan karena saya harus berpegang teguh kepada aturan main yang sudah ditetapkan.

Hari ini, pada sidang pleno terakhir tim penilai periode 2010-2013 saya harus melakukan hal yang tidak saya sukai. Verifikasi hasil penilaian yang saya bawa ke sidang pleno sangat banyak yang tidak lolos. Dari sembilan berkas, hanya tiga yang lolos. Namun tentu saja saya memiliki bukti bahwa AK yang mereka usulkan memang banyak yang tidak sesuai dengan aturan sehingga terpaksa ditolak. Sebagian usulan yang ditolak tersebut karena perbedaan persepsi terhadap aturan yang diberlakukan. Misalnya, pustakawan menghitung jumlah judul entri pada kegiatan layanan informasi terseleksi, sementara tim penilai menghitung jumlah judul topik pada kegiatan yang sama. Hal ini bisa terjadi karena dalam Kepmenpan tidak secara tegas disebutkan judul topik, sehingga menimbulkan persepsi yang berbeda. Sebagian lagi ditolak karena kegiatan yang menghasilkan AK kredit tersebut tidak logis sehingga dianggap mengada-ada. Misalnya, kegiatan memberikan memberikan konsultasi bersifat konsep kepada 24 perpustakaan dengan pertanyaan atau persoalan yang sama persis sehingga jawabannya kepada 24 perpustakaan tersebut dibuat sama. Bahkan kesalahan ketiknyapun yang terdapat pada jawaban yang diberikan kepada 24 perpustakaan tersebut sama. Hal ini bisa terjadi karena pustakawan yang bersangkutan tidak punya integritas dan profesionalisme dalam memangku jabatan pustakawan. Jika ini terjadi,  tindakan apa yang akan Anda lakukan selain menolak AK yang berasal dari usulan kegiatan ini. Apalagi jika hal ini terjadi kepada pustakawan utama. Semestinya pustakawan utama memberikan teladan kepada pustakawan yang lebih yunior dalam meniti karir kepustakawanannya. Jika tidak, maka bisa terjadi seperti peribahasa “guru kencing berdiri, murid kencing berlari”.

Masih banyak bukti-bukti ketidak jujuran pustakawan dalam mengusulkan AK kredit. Sebut saja mengambil karya tulis orang lain dan mengganti nama pengarangnya menjadi namanya sendiri. Mengusulkan karya tulis yang melebihi kemampuan rata-rata orang menulis, misalnya dalam 10 hari seorang pustakawan dapat mengusulkan 30 karya tulis, atau pustakawan yang lain dalam sehari mampu menulis tiga artikel. Saya harus menjatuhkan keputusan memberi nilai atau menolak terhadap usulan yang diduga tidak jujur tersebut. Alhamdulillah, Tuhan memberi petunjuk kepada saya. Karya yang dibuat dengan cara yang tidak jujur tersebut meninggalkan jejak sebagai bukti ketidak jujuran mereka. Dengan petunjuk itu saya dapat memberikan keputusan yang adil (tentu saja menurut saya).

Tentu saja dari puluhan orang yang berkasnya saya verifikasi, tidak semuanya seperti yang saya sebut di atas. Banyak juga yang mengusulkan DUPAKnya dengan jujur dan benar. Banyak juga yang sekali usul langsung lolos. Tapi ada juga yang harus berkali-kali mengusulkan DUPAK baru lolos.

Oleh karena itu, pada akhir masa bakti saya sebagai anggota tim penilai 2010-2013 saya ingin mengucapkan permohonan maaf kepada pustakawan yang mungkin berkasnya pernah saya verifikasi (nilai) dan harus berulang-ulang mengusulkan kembali tambahan AK untuk lolos. Saya melakukan verifikasi ketat tersebut tidak lain hanya karena saya merindukan kualitas pustakawan yang baik sehingga dapat dihargai oleh para pemangku kepentingan perpustakaan, dan pustakawan sebagai profesi memiliki posisi yang tidak kalah pentingnya dari posisi profesi-profesi lain.

Indikator Kinerja Perpustakaan Menurut ISO 11620: 2008 (bagian 2 dari dua tulisan)

Karya tulis ini dimuat dalam Media Pustakawan Vol. 20 nomor 3 tahun 2013, hal. 12-21. Ringkasan tulisan ini adalah sebagai berikut:

Mengukur kinerja sebuah perpustakaan merupakan upaya untuk mengetahui pencapaian perpustakaan tersebut terhadap visi, misi, dan tujuan perpustakaan. Sejak tahun 1998 ISO telah menerbitkan standar cara mengukur indikator kinerja perpustakaan yaitu dengan menerbitkan ISO 11620:1998. Sesuai dengan perkembangan layanan yang ada di perpustakaan standar ISO tersebut sudah tidak dapat mengakomodir indikator-indikator kinerja baru, khususnya kinerja yang berkaitan dengan layanan elektronik dan digital. Oleh karena itu ISO merevisi standar yang diterbitkannya tahun 1998 tersebut menjadi standar ISO 11620:2008. ISO 11620: 2008 mengukur indikator sebanyak 45 indikator. Makalah ini adalah bagian dua dari dua tulisan yang akan membahas bagaimana cara mengukur ke 45 indikator kinerja tersebut.

Analisis Pemanfaatan Jurnal Online ScienceDirect di Perpustakaan IPB (Studi Kasus pada Mahasiswa Pascasarjana IPB)

Artikel dimuat di Visi Pustaka Volume 15 nomor 2 Tahun 2013 hal. 89-95

Abstract:

ScienceDirect online journal is a scholarly publication that presents the latest scientific information and has a strategic role in the development and dissemination of knowledge. To identify the factors that influence the willingness of students in the use of online journals in the Library ScienceDirect IPB used a research model adapted from a model study. This study is a type of quantitative research using a questionnaire survey in data collection. To examine the use ScienceDirect online journals used in the preparation of a thesis citation analysis method through the titles of articles in electronic journals that are used as references on each thesis. The results obtained that the number of respondents who use online journals ScienceDirect and its utilization rate is not maximized. Utilization rates as indicated by the frequency and number of articles downloaded is still low. Of the five factors tested their effects on motivation utilizing ScienceDirect online journals, ease of use factor is the most powerful influence that is equal to 33.27%, next is the quality of information (12.30%), followed by user friendly interface (24.3%) and most little effect is the ability to use computers (6.45%). While the relevance of the information content of the information needs of users with no effect on the motivation of the use of ScienceDirect online journal. As for the ScienceDirect online journals are much used as reference in preparing the student’s thesis is pascasarjana S2 IPB Aquaculture is equal to 38.68%.

Indikator Kinerja Perpustakaan Menurut ISO 11620: 2008 (bagian 1 dari dua tulisan)

Telah terbit artikel terbaru ARS di Media Pustakawan Volume 20 nomor 2 tahun 2013. Abstrak artikel tersebut adalah sebagai berikut:

Mengukur kinerja sebuah perpustakaan merupakan upaya untuk mengetahui pencapaian perpustakaan tersebut terhadap visi, misi, dan tujuan perpustakaan. Sejak tahun 1998 ISO telah menerbitkan standar cara mengukur indikator kinerja perpustakaan yaitu dengan menerbitkan ISO 11620:1998. Sesuai dengan perkembangan layanan yang ada di perpustakaan standar ISO tersebut sudah tidak dapat mengakomodir indikator-indikator kinerja baru, khususnya kinerja yang berkaitan dengan layanan elektronik dan digital. Oleh karena itu ISO merevisi standar yang diterbitkannya tahun 1998 tersebut menjadi standar ISO 11620:2008. Makalah ini akan terbit dua bagian (pada dua nomor yang terpisah). Bagian pertama dari tulisan ini memperkenalkan apa itu ISO 11620:2008 dengan menjelaskan indikator apa saja yang diukur.  Sedangkan bagian yang kedua akan membahas bagaimana cara mengukur indikator kinerja tersebut.

Standar Keamanan Mengendarai Kendaraan Bermotor

Setiap hari Minggu pagi saya biasa rutin mengunjungi Kampus IPB Darmaga. Tujuan saya adalah kandang sapi perah di bagian belakang kampus IPB Darmaga untuk membeli susu sapi murni bahan pembuat Yoghurt. Untuk menghindari macet saya biasanya tidak lewat jalan raya, melainkan melalui jalan kecil menyusuri terminal bubulak, CIFOR, menembus desa Situgede dan masuk kampus IPB melalui pintu belakang Kampus Darmaga. Dua minggu yang lalu ketika saya menyusuri jalan CIFOR saya berpapasan dengan anak muda yang mengendarai sepeda motor. Saya lihat anak muda itu dengan susah payah menurunkan kedua kakinya dari sepeda motor kemudian sedikit mengangkat stang sepeda motornya, agar mesin sepeda motornya tidak mengenai jalan agak menonjol karena ditinggikan oleh masyarakat setempat. Orang menamakan tonjolan jalan itu dengan “polisi tidur” yang sengaja dibuat untuk menghalang-halangi pengendara motor atau mobil ngebut di jalan itu. Saya berpikir, kok mau-maunya anak itu dipersulit oleh kendaraan yang dia miliki? Seharusnya dengan kendaraan itu dia dengan mudah, cepat aman dan nyaman dapat mencapai tujuannya, tetapi karena sepeda motornya dibuat “ceper”, maka dia menjadi sulit ketika melewati jalan yang tidak rata. Selain dibuat ceper, saya perhatikan ban sepeda motor anak itu ukurannya tidak normal, hanya sedikit lebih besar dari ban sepeda pancal. Demi mengikuti mode, dan tentu saja tidak mengindahkan keamanan, mungkin masih banyak lagi modifikasi yang dilakukan orang terhadap kendaraannya. Padahal saya yakin pabrik yang membuat kendaraan tersebut melakukan riset bertahun-tahun untuk memperoleh model standar yang bagus dan lebih dari semuanya adalah kendaraan tersebut aman dan nyaman bagi pengendara.

Standar terkait dengan keselamatan berkendara

Pengendara kendaraan bermotor mempunyai resiko besar terhadap kecelakaan. Oleh sebab itu, perlu adanya sistem perlindungan terhadap pengendara baik di dalam kendaraan itu sendiri maupun perlengkapan pendukung lainnya. Untuk mengatur persyaratan minimum kelayakan sistem keselamatan dan keamanan pada kendaraan bermotor, perlu adanya standar, di Indonesia standar tersebut dikenal dengan Standar Nasional Indonesia atau SNI.  Standar SNI, khususnya terkait kendaraan bermotor, dibuat untuk melindungi pengendara kendaraan bermotor terhadap segala resiko yang mengancam keselamatan dan keamanan pengendara tersebut. Cakupan yang ada dalam standar ini diharapkan dapat melindungi pengemudi dan penumpang di dalam kendaraan tersebut secara langsung terhadap kemungkinan yang dapat mencederai mereka. Hal ini merupakan hak dan bentuk perlindungan terhadap konsumen. Perlindungan keselamatan dan keamanan pengendara dan penumpang kendaraan bermotor adalah kunci untuk memastikan masa depan yang lebih aman demi keselamatan bersama.
Bagi pengendara, dengan memakai kendaran dan perlengkapan yang sudah memenuhi standar, pengendara akan merasa aman dan terlindungi. Bagi produsen, adanya kepercayaan dari konsumen apabila produk dan sistem manajemennya memenuhi standar kualitas. Bagi pemerintah atau regulator, dapat menjadikan SNI sebagai acuan dalam menetapkan suatu regulasi untuk melindungi masyarakat.
Kendaraan bermotor terbagi menjadi dua jenis kendaraan, yaitu kendaraan bermotor roda dua (sepeda motor) dan kendaraan bermotor roda empat (mobil). Setiap jenis kendaraan tersebut, memiliki standar keselamatan dan keamanannya sendiri.

Standar terkait keselamatan berkendara Sepeda motor
Karena hanya memiliki dua roda dan tidak dilengkapi dengan karoseri, maka untuk melindungi pemakainya, pengendara sepeda motor harus menggunakan pakaian dan perlengkapan perlindungan tubuh yang bisa melindungi pengendara dalam kecelakaan ataupun terhadap cuaca.

Helm, salah satu perlengkapan yang wajib digunakan. Standar Helm SNI 1811:2007, dan amandemennya SNI 1811:2007/Amd:2010 menetapkan spesifikasi teknis untuk helm pelindung yang digunakan oleh pengendara atau penumpang kendaraan bermotor roda dua, meliputi klasifikasi helm standar terbuka (open face) dan helm standar tertutup (full face). Syarat mutu meliputi persyaratan umum (material dan konstruksi) dan syarat unjuk kerja. Pada produk helm harus dicantumkan merek atau logo, nama perusahaan, tipe/model, ukuran dan kode SNI yang dicetak dengan huruf timbul (di-embos). Standar ini sudah dibelakukan wajib sesuai dengan Peraturan Menteri Perindustrian No. 40/MIND/PER/6/2008 tanggal 25 Juni 2008 tentang SNI Wajib Helm Pengendara Bermotor Roda Dua dengan nomor HS 6506.10.10.00 dan Nomor SNI 1811:2007. Peraturan ini berlaku efektif mulai 1 April 2010

Pakaian pelindung, berfungsi untuk melindungi badan dari terpaan angin tetapi juga melindungi badan pada saat jatuh. Untuk itu gunakan celana panjang tebal, serta jaket yang tebal. Akan lebih baik kalau menggunakan pakaian khusus untuk pengendara sepeda motor yang dilengkapi dengan padding di siku, lutut, bahu yang berfungsi untuk meredam benturan dan pelindung tulang kering yang bisa dibeli secara terpisah.

Standar terkait keselamatan berkendara Mobil
Mobil juga mempunyai risiko besar terhadap kecelakaan baik bagi pengemudi maupun penumpang lainnya meskipun terlindungi oleh bodi mobil yang kuat. Untuk itu mobil perlu dilengkapi teknologi keselamatan dan keamanan bagi penumpangnya.

AirBag Sistem, merupakan perangkat lunak cadangan untuk keamanan diri, yang dikembangkan berdasarkan Secure Back 3. Perangkat ini merupakan salah satu standar teknologi keselamatan pengguna mobil yang harus ada untuk menghindari resiko kecelakaan yang fatal bagi penggunanya. Indonesia belum memiliki SNI terkait perangkat ini, namun dapat diacu dari standar internasional ISO (ISO 12097-1:2002, Road vehicles — Airbag components – Part 1: Vocabulary; ISO 12097-2:1996, Road vehicles – Airbag components — Part 2: Testing of airbag modules; ISO 12097-3:2002, Road vehicles — Airbag components – Part 3: Testing of inflator assemblies).

Sabuk Pengaman (Safety Belt), merupakan salah satu dari standar keselamatan. Perangkat ini yang harus terdapat pada mobil terutama untuk jok kursi depan. Fungsinya untuk menjaga posisi tubuh kita jika ada hentakan akibat pengereman mendadak. Standar SNI terkait sabuk pengaman adalah: SNI 09-4097-1996, Sabuk pengaman untuk kendaraan bermotor; SNI 09-4015-1996, Mutu dan cara uji sabuk untuk sabuk pengaman kendaraan bermotor. Kewajiban untuk menggunakan sabuk pengaman bagi pengendara roda empat diberlakukan mulai tanggal 5 November 2003. Ketetapan tersebut sesuai dengan Keputusan Menteri Perhubungan No. 85 tahun 2002.

Majelis Pustakawan Utama

Pada tulisan saya yang lalu saya menyatakan kegelisahan saya memikirkan kualitas pustakawan, khususnya pejabat fungsional pustakawan, dan lebih khusus lagi yang akan menjadi pustakawan utama. Saya juga mengajukan bukti-bukti yang mengarah kepada penurunan kualitas tersebut.  Apa yang harus kita lakukan untuk mencegah penurunan kualitas ini, saya sendiri masih belum menemukan jurus jitu. Saya hanya mengusulkan agar Perpustakaan Nasional berani memberikan sanksi kepada pustakawan yang nyata-nyata menggunakan cara-cara yang tidak wajar dalam memperoleh angka kredit untuk kenaikan pangkat/jabatannya.

Jabatan dosen yang berujung pada jabatan guru besar merupakan jabatan yang sangat prestisius. Seorang guru besar dengan sebutan profesor akan sangat dihormati baik di lingkungan profesinya maupun di lingkungan masyarakat umum. Mengapa demikian? Saya kira hal ini sangat berhubungan dengan kualitasnya sebagai seorang profesor. Ketika kita mendengar kata profesor, maka pikiran kita langsung membayangkan seseorang yang sangat pintar, mampu menyelesaikan berbagai persoalan, punya kemampuan menulis yang sangat baik sehingga banyak menghasilkan publikasi, dan masih banyak hal-hal positif lainnya yang tentunya lebih dari orang kebanyakan. Tentu saja ada juga hal-hal negatif yang menjadi stereotip seorang profesor, misalnya dia seorang yang pikun, pelupa, galak, dan lain-lain yang belum tentu benar. Saya tidak akan membahas persoalan profesor tersebut. Yang ingin saya sampaikan bahwa untuk mencapai jabatan profesor yang sangat dihormati tersebut memerlukan perjuangan yang sangat sulit. Misalnya seseorang yang akan mencapai jabatan profesor, ia harus memiliki sejumlah artikel yang dimuat di jurnal internasional. Bahkan ada syarat-syarat tambahan yang kadang-kadang tidak tertulis dalam peraturan, misalnya untuk menjadi profesor seseorang harus sudah memiliki gelar akademis doktor (S3) dengan bidang ilmu yang sama sejak S1 dan S2nya. Intinya untuk menjadi profesor memang sulit, karena profesor itu adalah jabatan prestisius yang sangat terhormat. Ada satu syarat yang menurut saya sangat baik dalam menyaring apakah seseorang bisa menjadi profesor atau tidak yaitu, untuk kenaikan ke jabatan guru besar harus ada persetujuan senat perguruan tinggi.

Pertanyaannya, apakah pustakawan utama itu adalah jabatan prestisius? Kalau sidang pembaca tahu, maka akan sepakat dengan pendapat saya bahwa jabatan pustakawan utama itu masih jauh dari prestisius. Sebab untuk memperolehnya seringkali dengan melakukan cara-cara yang sangat curang. Banyak pustakawan utama yang hanya menjadi pelarian agar tidak pensiun pada usia 60 tahun, atau jabatan pustakawan utama hanya untuk sarana memperpanjang usia pensiun. Lalu bagaimana untuk menjadikan jabatan pustakawan ini prestisius? Saya berpendapat harus dengan saringan yang sangat ketat. Hanya orang-orang yang berprestasi saja yang dapat mendudukinya. Misalnya, kalau untuk menjadi profesor harus memiliki publikasi internasional, maka untuk menjadi pustakawan utama cukuplah memiliki publikasi tingkat nasional. Dia harus sudah mempublikasi tulisannya pada majalah Visi Pustaka ataupun Media Pustakawan dengan jumlah yang cukup, misalnya sekurang-kurangnya 5 artikel. Syarat-syarat tersebut mungkin memang tidak ada dalam Kepmenpan, namun saya kira perlu dibuat syarat-syarat tambahan atas nama kepantasan dan kepatutan. Siapa yang harus membuat syarat-syarat ini? Saya mengusulkan adanya Dewan Pustakawan Utama atau Majelis Pustakawan Utama. Jika di perguruan tinggi ada senat perguruan tinggi atau senat guru besar, maka pada profesi pustakawan saya mengusulkan adanya Majelis Pustakawan Utama. Majelis ini bertugas menyusun norma-norma yang dapat diberlakukan dalam penilaian pustakawan yang akan menduduki pustakawan utama. Majelis ini memang tidak langsung ikut dalam proses penilaian AK kredit, namun norma-norma yang disusun oleh majelis ini dapat digunakan sebagai rujukan dalam menilai apakah seseorang memiliki kemampuan menduduki jabatan pustakawan utama.

Benarkan Kualitas Pustakawan Menurun?

Entah perasaan saya ini dirasakan juga oleh semua pustakawan, entah tidak. Saya merasakan bahwa kualitas mayoritas pustakawan semakin tahun semakin menurun. Tentu saja masih ada pustakawan yang berkualitas. Pasalnya saya menemukan beberapa fakta dimana banyak pustakawan yang mau naik pangkat/jabatan menjadi pustakawan utama, tetapi menurut saya mereka tidak pantas menjadi pustakawan utama. Fakta yang saya temui adalah sebagai berikut:

  1. Ada seorang pustakawan yang akan naik menjadi pustakawan utama, tetapi track record pustakawan ini tidak baik. Yang bersangkutan pernah melakukan plagiasi tidak tanggung-tanggung, mengakui empat skripsi mahasiswa (yang penelitiannya dilakukan di perpustakaannya) sebagai hasil kajiannya, ditambah dengan beberapa karya tulis yang diambil dari internet (termasuk karya tulis saya sendiri).
  2. Beberapa pustakawan lainnya akan menjadi pustakawan utama, namun  angka kreditnya dominan berasal dari kegiatan mengumpulkan naskah-naskah yang oleh tim penilai dinilai tidak memenuhi syarat.

Saya ingin sedikit membahas bukti-bukti baru plagiasi yang dilakukan oleh pustakawan. Ini memang tidak terjadi pada pustakawan yang saya contohkan di atas, tetapi pada pustakawan yang penilaiannya baru masuk di tim penilai pusat (pustakawan madya IV/a mau ke IV/b). Dua orang dari perpustakaan yang sama, sama-sama mengusulkan kegiatan menjadi instruktur pelatihan yang sama dan hanya tahunnya saja yang berbeda. Ketika saya melihat judul materi yang dibawakannya, saya menjadi curiga. Saya coba periksa tulisan yang dibuat oleh dua orang yang berbeda dengan tahun yang berbeda tersebut. Hasilnya sangat memperihatinkan, yaitu sama persis. Dengan fakta ini saya kemudian membongkar berkas kedua orang tersebut dan memeriksa beberapa tulisan yang lain. Luar biasa. Saya menemukan empat karya tulis yang 100 persen sama. Beberapa karya tulis yang sekitar 40 – 50 % sama. Belum lagi kalau dilihat dari cara pengutipan yang tidak mengikuti aturan dan lain-lain.

Fakta lain yang mendukung pernyataan saya bahwa semakin banyak pustakawan yang kurang berkualitas adalah banyaknya pustakawan yang mengajukan AK berasal dari menghimpun naskah-naskah. Pada berkas usulan yang saya nilai saat ini saya menemukan tiga orang mengusulkan AK sebanyak 60 % berasal dari kegiatan menghimpun naskah-naskah. Persentase angka tersebut diperoleh tanpa menghitung AK yang  berasal dari tugas limpah. Kalau kegiatan ini benar, maka perpustakaan tersebut sangat hebat karena menyelenggarakan layanan yang sangat baik kepada para penggunanya dengan menyediakan kumpulan naskah-naskah untuk pengguna informasi dengan segmen tertentu. Publikasi sebanyak itu tentu memerlukan anggaran yang sangat besar.  Pasalnya ketika kita menghimpun dan menyusun naskah-naskah tersebut ada persyaratan bahwa naskah tersebut harus dipublikasikan. Karena besarnya biaya yang diperlukan tersebut saya menjadi ragu. Keraguan ini menyebakan saya meneliti dua berkas yang diusulkan oleh dua orang dari perpustakaan yang sama. Dari hasil penelaahan saya tersebut dapat disimpulkan bahwa layanan yang berujung pada publikasi naskah tersebut memang tidak dilakukan secara sistematis oleh lembaganya. Kumpulan naskah tersebut memang dilakukan oleh perorangan yang menurut dugaan saya hanya dibuat untuk keperluan mengajukan DUPAK saja. Saya berkesimpulan demikian karena ada duplikasi isi naskah pada masing-masing karya pustakawan tersebut (lagi-lagi karena karya saya yang dihimpun). Selain itu format, perwajahan, serta sampul (kover) dari publikasi tersebut tidak standar sehingga tidak menunjukkan bahwa publikasi tersebut memang publikasi resmi dari sebuah perpustakaan.

Jika perasaan saya ini (berdasarkan fakta-fakta yang saya dapati) benar yaitu bahwa kualitas pustakawan kita semakin menurun, maka harus ada upaya dari Perpustakaan Nasional sebagai instansi pembina agar kualitas pustakawan kita tidak terus menurun. Jika tidak bisa ditingkatkan, setidaknya dijaga jangan sampai terjadi penurunan. Karena itu, saya ingin menyampaikan sekali lagi (usulan ini pernah saya sampaikan pada Rakor Tim Penilai) bahwa terhadap pustakawan yang mengajukan usulan DUPAK yang nyata-nyata melakukan kecurangan seperti yang selama ini sering saya ungkapkan, Perpustakaan Nasional harus memberikan sanksi, misalnya menunda Penetapan Angka Kreditnya, sembari tentu saja memperbaiki kekurangannya tersebut.

Mengurangi Limbah, Meningkatkan Hasil: Suatu Upaya Meningkatkan Layanan Perpustakaan IPB

(Oleh: Ir. Abdul Rahman Saleh, M.Sc.)

Pendahuluan

Pada bulan Oktober ada satu hari istimewa bagi kalangan aktifis yang bergerak dalam bidang standardisasi yaitu hari standar dunia yang jatuh pada tanggal 14 Oktober. Setiap tahun hari tersebut selalu diperingati dengan berbagai kegiatan. Salah satunya adalah mengajak masyarakat dunia untuk hidup lebih baik dengan menerapkan standar. Hari standar dunia (World Standard Day atau WSD) ini dimotori oleh organisasi standar dunia yang dikenal dengan nama ISO (International Organization for Standardization). Pada tahun 2012 WSD ini mengangkat tema “less waste, better result – Standard increase effeciency”. Tema inspiratif ini sangat tepat untuk kita terapkan dalam kehidupan kita sehari-hari karena berhubungan dengan peningkatan hasil kerja kita (produktifitas) sembari mengurangi limbah. Dengan demikian kita akan dapat meningkatkan efisiensi didalam menghasilkan produk maupun jasa yang lebih baik.
Sejalan dengan tema WSD tersebut penulis ingin menyumbangkan ide yang mungkin kecil bagi produktifitas IPB secara keseluruhan, namun bila ide atau gagasan ini dapat dijalankan di semua lini penulis yakin akan memberikan dampak yang cukup signifikan bagi IPB khususnya dalam hal penghematan sumberdaya namun tanpa mengurangi produktifitas secara keseluruhan. Jika gagasan ini tidak dapat dilaksanakan di seluruh lini organisasi IPB, setidaknya dapat dilaksanakan di unit kecil seperti Perpustakaan IPB.

Kondisi Perpustakaan

Perpustakaan IPB yang sekarang ini dibangun pada tahun 1985 – 1986 dan diresmikan penggunaannya oleh Presiden Soeharto pada tahun 1986. Gedung tersebut dirancang oleh Perkin & Will dengan arsitektur serba kayu dan dinding kaca. Sebenarnya gedung tersebut sudah dirancang ramah lingkungan yaitu dengan memaksimalkan pencahayaan dari alam. Namun, sayang sekali lampu yang dipasang di dalam gedung ini masih kurang bersahabat dengan lingkungan karena masih menggunakan lampu TL dan sebagian dengan lampu halogen dalam jumlah yang sangat banyak. Lampu TL pada rancangan aslinya yang dipasang di bagian dalam lantai 2 saja (lantai 2 adalah lobbi dan ruang baca/koleksi buku) berjumlah sebanyak 1.360 buah lampu dengan kekuatan lampu masing-masing 20 watt. Ini belum termasuk lampu hallogen yang berjumlah 56 buah lampu yang berkekuatan 1.000 watt untuk masing-masing lampu. Dapat dimaklumi penggunaan lampu TL dan halogen ini karena mungkin pada waktu gedung ini dibangun, teknologi lampu LED belum muncul ke permukaan.

Dalam hal layanan Perpustakaan IPB tentu mengikuti perkembangan teknologi di bidang perpustakaan dan kebutuhan pemakai (pemustaka). Teknologi reproduksi dokumen seperti fotokopi yang berkembang sejak era 1980an masih sangat dominan digunakan oleh Perpustakaan IPB dalam penyediaan reproduksi dokumen yang dibutuhkan oleh pemakainya. Padahal teknologi digital yang kemudian memunculkan electronic document sudah berkembang, terutama disekitar 5 tahun terakhir. Tentu saja Perpustakaan IPB mengikuti arus ini yaitu dengan mempersiapkan layanan yang berkembang ke arah paperless technology ini. Namun perkembangan teknologi informasi ini belum bisa menggantikan secara penuh layanan berbasis fotokopi. Mungkin diperlukan edukasi yang intensif kepada para pemustaka agar penggunaan electronic document tersebut bisa dimaksimalkan.

Sekilas ISO 14001 dan 50001

Di masa depan layanan apapun, khususnya industri dan jasa, mengarah ke layanan yang berwawasan lingkungan. ISO sebagai badan standar internasional telah mengembangkan ISO 14001 yaitu standar mengenai manajemen lingkungan untuk mengarahkan dan mengontrol organisasi berkaitan dengan lingkungan. Selain itu ISO juga telah mengembangkan ISO 50001 yang berkaitan dengan sistem manajemen energi. Dengan menerapkan kedua ISO tersebut maka organisasi akan diarahkan kepada penggunaan energi yang efisien serta ramah lingkungan. Tidak seperti industri, mungkin IPB tidak harus atau tidak perlu berusaha untuk memperoleh sertifikasi penerapan ISO 14001 dan ISO 50001. Namun jika aktifitas layanan kita dapat mengikuti aturan atau standar yang ada dalam kedua ISO tersebut, kita akan menyumbang sesuatu yang sangat berharga terhadap dunia.

Efisiensi untuk Peningkatan Layanan

Perpustakaan IPB dapat meningkatkan jasa ataupun hasil yang lebih baik dengan cara melakukan efisiensi penggunaan energi dan penggunaan kertas. Untuk itu Perpustakaan IPB perlu mengembangkan rencana aksi (action plan) yang bersifat pragmatis dan mudah diterapkan. Rencana aksi tersebut antara lain seperti berikut:

  • Mengganti lampu TL dengan SL atau LED dan mengurangi jumlahnya

Penulis melihat penggunaan lampu di Perpustakaan IPB sangat tidak berwawasan hemat energi. Seperti disampaikan bahwa di lobbi dan ruang baca/koleksi saja Perpustakaan IPB diterangi oleh lampu TL sebanyak 1.360 lampu TL dengan kekuatan lampu masing-masing sebesar 20 watt dan lampu hallogen 1.000 watt sejumlah 56 buah lampu. Jika semua lampu tersebut menyala, maka diperlukan daya sebesar 32.800 watt. Itu baru lantai 2 bagian dalam saja, belum penerangan di lantai 1, lantai 3 dan lantai 4, serta bagian luar gedung. Penerangan di ruang kerja penulis yang ada di lantai 3 saja menurut penulis sangat boros energi yaitu dengan lampu TL sebanyak 16 buah dengan kekuatan lampu masing-masing 20 watt. Dengan demikian total penerangan lampu di ruangan penulis adalah 320 watt, padahal menurut hemat penulis dengan sebuah lampu SL berkekuatan 55 watt saja ruangan penulis sudah sangat terang benderang. Jika semua lampu di ruang lobbi dan ruang baca/koleksi diganti dengan lampu SL dengan perbandingan yang sama dengan ruang baca penulis, maka daya yang dibutuhkan hanya sebesar 5.630 watt. Dengan demikian maka akan diperoleh penghematan sebesar 27.163 watt. Jika harga listrik adalah sebesar Rp. 750 per kWh (tarif dasar listrik sesuai Perpres 8 tahun 2011), dan listrik nyala selama rata-rata 5 jam per hari (Perpustakaan IPB melakukan layanan malam hari sampai pukul 21.00 dari Senin sampai Sabtu), maka untuk penerangan lobbi dan ruang baca/koleksi saja dapat dihemat sebesar tidak kurang dari Rp. 30.558.375,- pertahun. Jika 3 lantai yang lain (1, 3, dan 4) serta bagian luar gedung diterangi dengan kekuatan yang sama dengan lantai 2, maka dengan perhitungan kasar saja kita dapatkan angka penghematan sebesar Rp. 61.116.750,-. Penghematan ini bisa lebih ditingkatkan lagi jika lampu TL di Perpustakaan IPB dapat diganti dengan lampu LED yang jauh lebih hemat energi dan mempunyai umur pakai yang jauh lebih lama. Untuk kebutuhan pencahayaan dengan lampu biasa sebesar 10.000 watt kita dapat menggantinya dengan lampu LED dengan kekuatan hanya 250 watt saja. Artinya penerangan lobbi dan ruang baca/koleksi Perpustakaan IPB yang dengan lampu TL diperlukan sebesar 65.500 watt (penerangan untuk seluruh lantai) dapat diganti dengan lampu LED dengan daya hanya sebesar 1.640 watt saja. Dengan demikian Perpustakaan IPB dapat menghemat anggaran sebesar Rp. 71.955.000,- setiap tahun. Hasil penghematan anggaran ini dapat dialokasikan kepada pembelian bahan pustaka sehingga lebih memperkaya koleksi Perpustakaan IPB. Jika penghematan ini dibelikan buku terbitan Indonesia dengan harga antara Rp. 60 ribu – Rp. 75 ribu per buku, maka Perpustakaan IPB setiap tahun akan mendapatkan tambahan buku lebih dari 1.000 buku. Dengan demikian layanan penyediaan bahan pustaka Perpustakaan IPB dapat lebih ditingkatkan dan Perpustakaan IPB dapat menyediakan buku lebih merata bagi pemustakanya.
Penghematan ini dapat lebih besar lagi dengan memperhitungkan umur pakai lampu TL dibandingkan dengan lampu LED. Jika lampu TL atau SL bisa berumur sampai 10.000 jam, maka lampu LED mampu menyala selama 50.000 jam. Bandingkan dengan lampu TL atau SL yang umur pakainya hanya mencapai 10.000 jam. Dengan mengganti lampu TL dengan lampu LED, maka kita akan melakukan efisiensi yang luar biasa serta secara tidak langsung dapat menyumbang peluang penggunaan listrik yang lebih besar kepada masyarakat. Persoalan penggunaan lampu ini tidak hanya persoalan ekonomi saja, tetapi juga persoalan lingkungan. Lampu TL yang akan mati setiap 10.000 jam dengan jumlah lampu yang jauh lebih banyak akan menghasilkan limbah yang lebih besar. Lebih-lebih lampu TL mengandung merkuri yang sangat berbahaya bagi lingkungan. Semua bentuk merkuri yang masuk kedalam tubuh manusia secara terus menerus akan menyebabkan kerusakan permanen pada otak, hati dan ginjal. Dengan menggunakan lampu LED, kita dapat memperkecil sumbangan kita terhadap limbah yang membahayakan lingkungan.

  • Memasang lampu sesuai kebutuhan (menggunakan stop kontak lebih banyak)

Di Perpustakaan IPB selain jumlah lampu TL yang digunakan berjumlah sangat banyak, stop kontak untuk menyalakannya juga berkelompok mengikuti blok lampu. Satu stop kontak menyalakan puluhan atau ratusan lampu sekaligus. Kadang-kadang kita belum memerlukan cahaya lampu karena masih dapat diterangi oleh cahaya matahari yang masuk melalui jendela, namun karena stop kontak lampu wilayah tersebut bergabung dengan wilayah yang sudah mulai gelap, maka ketika kita menyalakan lampu pada wilayah yang sudah mulai gelap, wilayah yang masih terang tersebut “terpaksa” ikut menyala. Jika stop kontak untuk menyalakan lampu ini dapat diperbanyak dan pemasangannya disesuaikan dengan wilayah yang mendapatkan cahaya dari luar gedung, maka kita akan dapat mengatur mana wilayah yang perlu dinyalakan dan mana yang belum perlu dinyalakan. Selain itu ada wilayah-wilayah tertentu tidak memerlukan cahaya lampu secara terus menerus, misalnya wilayah koleksi perpustakaan. Wilayah koleksi perpustakaan ini perlu cahaya lampu terang ketika ada pemakai yang sedang mencari buku/majalah. Pada saat tidak ada pemakai yang mencari buku/majalah maka wilayah ini tidak memerlukan cahaya yang sangat terang. Untuk penghematan, maka pada wilayah ini dapat dipasang stop kontak yang ada pengatur waktunya (timer). Artinya ketika lampu dinyalakan dengan menekan tombol stop kontak, maka lampu akan menyala selama waktu yang diperlukan. Waktu yang diperlukan tersebut dapat diatur, misalnya 5 menit. Dengan demikian jika ada yang menekan tombol stop kontak pada lampu tersebut, maka lampu akan menyala selama 5 menit dan akan mati secara otomatis jika tidak ada yang menekan lagi. Dengan pemasangan tombol seperti ini, maka kita akan dapat mengatur bahwa wilayah yang tidak memerlukan penerangan maksimal, lampu tidak perlu menyala secara terus menerus.

  • Minimalkan penggunaan kertas, gunakan dokumen elektronik/digital

Layanan perpustakaan sangat identik dengan layanan distribusi informasi/ dokumen. Sejak tahun 1980an layanan distribusi informasi/dokumen ini banyak menggunakan mesin reproduksi yang dikenal dengan mesin fotokopi. Sebagai contoh mahasiswa dan pemakai lainnya yang memerlukan salinan sebagian halaman buku atau dokumen lainnya seperti skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, artikel jurnal akan mereproduksi dengan cara memfotokopi dokumen tersebut. Andaikata satu pemakai memerlukan fotokopi sebanyak 50 lembar kertas HVS ukuran A4, dan dalam sehari ada 500 pemustaka yang melakukan fotokopi, maka dalam 1 hari diperlukan kertas sebanyak 25.000 lembar atau 50 rim. Jika kita menganggap bahwa layanan tersebut hanya dilakukan pada hari kerja dan hari kerja dalam setahun berjumlah 300 hari, maka layanan fotokopi tersebut akan menghabiskan sebanyak 15.000 rim kertas setara dengan 7.500.000 lembar kertas ukuran A4. Padahal untuk memproduksi 1 rim kertas diperlukan 1 batang pohon berusia 5 tahun. Dengan perhitungan tersebut maka layanan perpustakaan kita dalam setahun harus menghabiskan batang pohon sebanyak 15.000 batang pohon yang berusia 5 tahun. Padahal pemakai perpustakaan kadang-kadang tidak memerlukan semua informasi yang dia fotokopi, dan kebutuhan tersebut kadang-kadang hanya sekali baca saja. Untuk mengurangi penggunaan kertas, layanan fotokopi ini dapat diganti dengan dokumen elektronik yang dikenal dengan e-file atau e-dokumen. Dengan e-file atau e-dokumen selain mengurangi penggunaan kertas, kita dapat mempercepat pengiriman dokumen kepada pemustaka yang memerlukan. Sampai bulan Maret 2011, Perpustakaan IPB sudah men”digitalisasi” tidak kurang dari 63.000 judul dokumen yang terdiri dari skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian serta artikel jurnal karya sivitas akademika IPB. Jika layanan ini dapat diefektifkan, kita bisa bayangkan berapa banyak pohon yang dapat kita selamatkan atau tidak ditebang untuk dibuat kertas. Dengan semangat tersebut, kita sudah ikut berpartisipasi kepada gerakan GO GREEN untuk kehidupan yang lebih baik.

  • Mengunakan kertas bekas jika harus mencetak dokumen

Perpustakaan sebagaimana kantor-kantor lain pasti menggunakan kertas guna mencetak dokumen untuk mendukung jalannya administrasi. Dokumen tersebut bisa meliputi dokumen yang tidak terlalu penting seperti laporan kinerja staf, laporan harian kegiatan pustakawan dalam rangka pengumpulan angka kredit pustakawan, memo antar bagian atau bidang di perpustakaan, undangan rapat internal, sampai dokumen penting seperti surat menyurat dengan instansi lain di luar perpustakaan, laporan tahunan, dan lain-lain. Di perpustakaan bahkan ada beberapa publikasi dalam bentuk tercetak di kertas yang dihasilkan seperti bibliografi buku baru, accession list, abstrak dan lain-lain. Jika semua dokumen tersebut dicetak pada kertas, dapat dibayangkan berapa banyak kertas yang diperlukan untuk semua dokumen tersebut. Padahal beberapa dokumen tersebut kadang-kadang hanya digunakan sebentar saja, misalnya dokumen yang masih berbentuk draft akan segera menjadi sampah/limbah setelah draft tersebut dibaca dan dikoreksi oleh atasan. Kita dapat meminimalkan limbah kertas tersebut dengan cara misalnya mencetak draft dan dokumen-dokumen yang tidak formal pada kertas bekas yaitu kertas yang baru digunakan pada salah satu sisinya, sedangkan sisi yang lain masih kosong. Upayakan bahwa dokumen yang memang harus dicetak pada kertas baru adalah dokumen yang sudah final dan tidak akan mengalami perubahan. Kita dapat mencetak dokumen tersebut dalam jumlah yang tidak berlebihan sehingga penggunaan kertas dapat betul-betul dihemat.
Undangan rapat internal mestinya tidak perlu dicetak pada kertas. Undangan tersebut bisa dipindai (scan) kemudian dikirimkan melalui internet. Bahkan untuk undangan rapat intern tersebut dapat disampaikan melalui pesan pendek atau sms (short messege service). Bukankah teknologi untuk mendukung paperless administration sudah cukup mumpuni saat ini. Mungkin yang diperlukan saat ini adalah mengubah pola pikir masyarakat sehingga undangan yang berbentuk berkas elektronik atau pesan pendek ini tetap dapat diterima sebagai undangan resmi.

Penutup

Peningkatan layanan Perpustakaan IPB kepada sivitas akademikanya tidak selalu berbanding lurus dengan penambahan anggaran. Kita dapat meningkatkan layanan tersebut dengan cara melakukan efisiensi di segala sektor termasuk efisiensi energi dan efisiensi penggunaan kertas. Selain meningkatkan layanan, kita juga dapat menyumbangkan sesuatu yang sangat berharga bagi keturunan kita yaitu lingkungan yang bersih, ramah, dan bersahabat. Semoga ide kecil ini dapat diterapkan baik dalam skala kecil, apalagi dalam skala besar di IPB. Semoga.

Lagi-lagi Soal DUPAK

Sekali lagi saya menemukan kecurangan dalam menilai DUPAK pustakawan. Entah dilakukan secara sadar atau tidak, seorang pustakawan mengusulkan membuat abstrak informatif yang sumber artikelnya hampir 100 % dari koran. Awalnya saya sangat kagum karena ada seorang pustakawan yang terpikir untuk melakukan kegiatan penerbitan indeks artikel surat kabar lengkap dengan abstraknya. Sementara pustakawan lain berkutat dengan kegiatan perpustakaan sehari-hari yang bersifat konvensional. Saya mulai curiga ketika melihat jumlah artikel yang diabstrak. Dalam satu tahun yang bersangkutan mampu mengabstrak artikel sebanyak kurang lebih 1200 artikel. Berawal dari kecurigaan tersebut saya membuka buku pedoman penilaian angka kredit unsur pengorganisasian dan pendayagunaan koleksi bahan pustaka/sumber informasi. Pada buku ini ada rumus untuk mengembalikan jumlah yang dihasilkan dari setiap butir kegiatan menjadi kemampuan pustakawan setiap jam melakukan kegiatan tersebut. Iseng saya masukkan angka yang dihasilkan pustakawan ybs. Hasilnya adalah jika seorang pustakawan akan naik pangkat atau jabatan dalam waktu dua tahun dengan kebutuhan AK sebesar 150 AK maka setiap jam menurut rumus tersebut seseorang harus mampu mengabstrak sebanyak 2 artikel. Jika jam kerja efektif per hari kita anggap 5 jam (menurut Menpan 1250 jam per tahun), maka pustakawan ybs akan memerlukan waktu sebanyak 1200:2:5 hari atau 120 hari kerja efektif. Artinya seseorang akan bekerja mengabstrak selama 5 jam tanpa henti selama 120 hari kerja. Pada kenyataannya kegiatan ini tidak mungkin dilakukan seperti ini, sebab masih ada kewajiban lain yang harus dilakukan. Yang bersangkutan juga melakukan kegiatan meresensi buku dengan jumlah yang juga fantastis yaitu sebesar 245 buku. Dengan perhitungan yang sama, maka ybs memerlukan waktu selama kira-kira 165 hari. Dengan kata lain untuk melakukan dua kegiatan itu saja ybs memerlukan waktu selama 285 hari efektif. Sedangkan jumlah hari kerja di Indonesia selama setahun rata-rata hanya berjumlah 250 hari. Jumlah ini diperoleh dari mengurangi total jumlah hari selama setahun yaitu 365 hari dengan jumlah hari libur yaitu hari Sabtu, Minggu dan hari besar. Apakah betul pustakawan ini hanya mengerjakan dua pekerjaan tersebut? Ternyata tidak. Karena yang bersangkutan juga mengusulkan angka kredit yang berasal dari kegiatan lain seperti menghimpun naskah-naskah.

Bermodalkan kecurigaan tersebut, saya tergelitik untuk mengusut apakah benar apa yang dikerjakan pustakawan itu. Saya mulai mencoba mengecek secara acak abstrak yang diakui dibuat oleh pustakawan ini. Saya mulai menemukan titik terang. Judul-judul yang berasal dari kompas saya dapatkan semua kalimat pertama abstrak sama persis dengan indeks pada kompas online. Sayang, saya tidak bisa mengecek lebih jauh kepada kalimat berikutnya karena saya harus membayar (melanggan) dulu. Saya mencoba mencari entri abstrak yang berasal dari Republika. Apa yang saya dapatkan memperkuat dugaan saya bahwa pustakawan ini melakukan kecurangan. Seratus persen kalimat yang ditulis oleh pustakawan ini berasal dari kalimat yang ada dalam artikel di koran. Dengan kata lain pustakawan ini melakukan copy paste atas artikel koran dan diakuinya sebagai karya membuat abstrak informatif yang nilai AKnya memang cukup tinggi.

Kesimpulan dari kasus ini adalah masih ada upaya-upaya ketidak-jujuran dari pustakawan untuk sekedar memperoleh Angka Kredit sebagai salah satu syarat untuk naik pangkat dan jabatan. Usul saya adalah instansinya atau tim penilai harus memberikan hukuman kepada pustakawan yang mencoba-coba berbuat curang dan menghalalkan segala cara untuk naik pangkat dan atau jabatan.

Standar

Pada kunjungan saya ke Perpustakaan Universitas Diponegoro untuk suatu acara yang bertajuk “Forum Diskusi Kerjasama Jejaring Informasi Standardisasi” saya menemukan sesuatu yang sangat menarik yaitu pertanyaan-pertanyaan dari peserta diskusi yang menyiratkan bahwa ada persoalan yang nyata tentang penerapan standar di masyarakat. Tidak heran, sebab di Indonesia ini terdapat tiga Badan Pemerintah yang diberi wewenang untuk menetapkan standar yaitu BSN, BSNP dan BNSP. <untuk mengetahui lebih detail tentang masalah ini baca artikelnya dengan meng”klik” disini>


Performance Optimization WordPress Plugins by W3 EDGE