rahman's blog

mencari dan memberi yang terbaik

Archive for June, 2016


Integrated Library System untuk Layanan Prima Perpustakaan

Akhir tahun 1970an sampai tahun 1980an di jalan Suryakencana ada sebuah restoran yang paling keren pada saat itu, setidaknya bagi kalangan mahasiswa. Namanya restoran Delima. Delima menjadi tempat “rendezvous” bagi mahasiswa kalangan “the have,” mulai dari pesta-pesta ulang tahun, pacaran, sampai pesta kelulusan mahasiswa. Tahun 1990an, Delima melebarkan sayapnya ke arah kampus baru IPB saat itu (di Darmaga) masih dengan reputasi yang sama. Namun setelah tahun 2000an reputasi Delima mulai memudar.

Lama saya tidak mendengar kiprahnya karena sudah banyak restoran yang lebih modern yang menjadi saingan Delima dan kemudian menjadi langganan saya kalau sedang ingin makan di luar rumah bersama keluarga. Dua hari yang lalu saya bersama isteri menemui dokter langganan saya untuk berobat di tempat prakteknya yang baru pindah persis di sebelah Restoran Delima. Saya membayangkan sepulang dari berobat akan mampir ke Delima untuk makan sambil bernostalgia. Namun saya kecewa karena Restoran Delima yang begitu hebat reputasinya itu sudah tidak ada lagi. Bangunannya diisi oleh toko asessoris yang pada saat saya kesana sedang tutup. Apa yang ingin saya sampaikan dengan ilustrasi ini?

Dari ilustrasi ini saya ingin menyampaikan bahwa jangan meremehkan persaingan. Kalau kita lengah menghadapi persaingan tersebut maka kita akan gulung tikar seperti nasib restoran Delima itu. Nasib yang sama dialami juga oleh “Singapore Backery” yaitu sebuah pabrik roti terkenal di jamannya, juga di jalan Suryakencana, Bogor, yang pada saat ini sudah tidak ada lagi. Disadari atau tidak, bidang perpustakaan sekarang ini menghadapi persaingan yang tidak ringan didalam melayani kebutuhan informasi para pemustaka. Hal yang paling dirasakan adalah para pemustaka mulai berpaling ke internet, khususnya google, ketika mereka memerlukan informasi. Apakah nasib perpustakaan tersebut akan sama seperti Delima dan Singapore Backery yang saya ilustrasikan tadi?

Kalau tidak ingin bernasib sama dengan Delima dan Singapore Backery ini maka perpustakaan harus berbenah diri melakukan perubahan mengikuti trend yang terjadi di masyarakat. Perpustakaan harus bisa menyediakan informasi “senyaman” layanan yang diberikan oleh “google” dan sejenisnya. Persepsi dari masyarakat, termasuk ahli IT, terhadap sistem informasi juga tidak kalah ancaman bahayanya bagi profesi pustakawan. Beberapa tahun yang lalu ketika saya terlibat dalam pendirian program studi teknologi informasi untuk perpustakaan di IPB, saya juga diserang oleh doktor-doktor muda ahli IT. Apa yang mereka katakan? Mereka mengatakan seperti ini: “perpustakaan pada saat ini sudah tidak diperlukan lagi. Buatkan saja sistem aplikasi, maka urusan perpustakaan sudah selesai”. Apakah betul demikian? Maka kita sebagai pustakawan yang harus bisa menjawab. Jika kita tidak mampu menjawab tantangan itu, maka nasib perpustakaan akan sama dengan Restoran Delima dan Singapore Backery tadi yaitu mati karena tidak mampu menjawab tantangan jaman serta tantangan para pemustaka sebagai pelanggan utamanya.

Beberapa tahun belakangan sejak berkembangnya teknologi informasi, internet, sumber-sumber informasi elektronik, sumber informasi terbuka (open source), maka ekspektasi pemustaka terhadap layanan informasi dari perpustakaan semakin meningkat. Karenanya, untuk menjawab ekspektasi pemustaka tersebut perpustakaan mulai mengembangkan apa yang disebut dengan “Integrated Library System (ILS)” dimana sebelumnya telah berkembang “Automated Library System (ALS)” yang dirasakan tidak lagi cukup menjawab tantangan pemustaka. Integrated Library System secara bebas diartikan sebagai sistem informasi perpustakaan yang berisi banyak fungsi seperti pengadaan, pengolahan, online access, pengelolaan keanggotaan, sirkulasi, penagihan, sanksi, pengelolaan jurnal, dan fungsi-fungsi lainnya. Bahkan saat ini pemustaka lebih suka mencari informasi dari rumah atau lokasi dimana saat itu mereka berada seperti tempat kerja atau kantor dan lain-lain, daripada datang ke perpustakaan. Saat ini perpustakaan mestinya sudah berubah dari menyediakan buku-buku tercetak menjadi menyediakan informasi elektronik (bukan hanya buku) mengikuti selera pemustakanya. Jika sudah demikian maka konsepnya bukan lagi ILS, namun sudah menjadi CMS atau Content Management System. Perpustakaan demikian mestinya 3 sudah menjadi “one stop service” yang bisa diakses dari mana saja oleh pemustaka yang memerlukan informasi. Hal seperti yang sebenarnya sudah diimpikan oleh Vannevar Bush seperti yang tertulis dalam artikelnya As we may think yang dimuat pada Juli 1945 di Majalah The Atlantic, sebuah majalah terbitan Amerika. Pada perpustakaan kita yang belum mampu sepenuhnya melakukan layanan elektronik (CMS), karena koleksinya masih banyak yang tercetak, maka untuk membuat pemustaka nyaman, konsep integrated library system masih relevan untuk diterapkan. Pemustaka bisa dimanjakan dengan layanan “self service” dengan diberikan kesempatan untuk mencari sendiri buku di rak, melakukan sendiri peminjaman dan pengembalian (self check in/out). Bahkan mengembalikan bukupun tidak perlu bertemu dengan petugas perpustakaan, cukup dengan memasukkan buku pinjamannya tersebut melalui book drop box.

Semua layanan tersebut (lihat ilustrasi) didukung oleh suatu sistem terintegrasi yang disebut dengan ILS atau Integrated Library System. Mampukah kita pustakawan melakukan hal seperti ini? Semua itu terpulang kepada kita sendiri para pustakawan. Mengakhiri pidato kunci ini, saya ingin mengutip kata-kata Walter Nelson, seorang manajer Library System di RAND Corporation sebagai berikut: “I don’t know the future of the ILS – but that won’t stop me from making predictions. I predict: If we 4 continue with the status quo, it has no future. If we free the ILS from its current constraints it will be free to evolve and…perhaps…survive.” Semoga para pustakawan tidak memelihara status quo seperti yang dikatakan oleh Nelson sehingga kita tetap memiliki harapan untuk tetap survive di masa depan.